Pré-état daté et état daté : que fournir pour vendre ?

1. Pré-état daté et état daté : quelle différence ?

Le « pré-état daté » est une expression utilisée en pratique pour désigner tout ou partie des informations financières et administratives remises à l’acquéreur avant la promesse ou le compromis. Le Code de la construction et de l’habitation impose bien ces informations, mais ne crée pas un document réglementaire portant ce nom ni un formulaire unique à faire obligatoirement établir par le syndic.

L’état daté est au contraire un document identifié par les textes. Avant la vente définitive, le syndic l’établit et le transmet au notaire. Il présente la situation comptable du lot et les sommes qui peuvent concerner le vendeur, le syndicat des copropriétaires et le futur acquéreur. Un document précontractuel, même détaillé, ne le remplace pas.

2. Quelles pièces remettre avant le compromis ?

Service-Public recense les documents relatifs à l’organisation de l’immeuble : fiche synthétique de la copropriété, règlement de copropriété, état descriptif de division et actes modificatifs publiés, procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, carnet d’entretien, conclusions du diagnostic technique global lorsqu’il existe, ainsi que le plan pluriannuel de travaux adopté ou son projet selon la situation de l’immeuble.

Le dossier comprend aussi des informations financières : montant des charges courantes et hors budget prévisionnel payées par le vendeur pendant les deux exercices précédant la vente, part du fonds travaux attachée au lot et dernière cotisation lorsqu’un fonds existe, sommes que l’acquéreur pourrait devoir au syndicat, montant global des impayés de charges et dette du syndicat envers ses fournisseurs.

La liste exacte dépend du bien et de la copropriété. Certaines exceptions légales peuvent s’appliquer, notamment selon la qualité de l’acquéreur ou la composition du syndicat. Transmettez la situation au notaire au lieu de retirer vous-même une pièce que vous pensez inutile.

• Règlement, état descriptif et modificatifs
• Fiche synthétique et carnet d’entretien
• Procès-verbaux des trois dernières années
• Charges des deux exercices précédents
• Fonds travaux et sommes susceptibles d’être dues
• DTG et plan pluriannuel lorsqu’ils existent

3. Le syndic doit-il établir le pré-état daté ?

La réglementation exige la remise des informations, pas l’achat auprès du syndic d’une prestation intitulée « pré-état daté ». Le vendeur peut déjà disposer d’une partie importante du dossier dans son extranet de copropriétaire, ses appels de fonds, ses relevés de compte, les convocations et les procès-verbaux reçus.

Il ne faut toutefois pas reconstituer des chiffres au hasard. Si une donnée obligatoire manque, si les comptes ont évolué ou si le dossier comporte un impayé, un emprunt collectif, une procédure ou des travaux récents, demandez au syndic l’information précise. Le notaire peut indiquer les éléments nécessaires et contrôler leur cohérence avant la signature.

Avant d’accepter une facturation supplémentaire, demandez quel document sera produit, sur quelle clause du contrat de syndic ou décision de l’assemblée repose le tarif, et si le notaire en a réellement besoin à ce stade. Le plafond applicable à l’état daté officiel ne transforme pas automatiquement toute prestation préparatoire en état daté.

4. Quand faut-il remettre ces informations à l’acheteur ?

Les documents de copropriété doivent être communiqués au plus tard lors de la signature de la promesse ou du compromis. Ils peuvent être annexés à l’acte ou remis auparavant. Service-Public prévoit une transmission sur papier, en main propre ou par voie électronique avec l’accord écrit de l’acquéreur.

Conservez une preuve de la remise et une liste datée des fichiers envoyés. Un lien temporaire expiré, un dossier incomplet ou une capture partielle d’un procès-verbal ne permet pas de démontrer facilement ce que l’acquéreur a reçu. Le notaire organisera la notification juridiquement adaptée.

5. Que se passe-t-il si une pièce obligatoire manque ?

L’acquéreur non professionnel d’un logement bénéficie d’un délai de rétractation ou, selon la forme de l’acte, d’un délai de réflexion de dix jours. Pour une vente en copropriété, l’absence de certains documents exigés empêche ce délai de commencer normalement. Il ne court qu’à partir du lendemain de la communication des pièces manquantes, dans les conditions prévues par les textes.

Un compromis signé avec un dossier incomplet ne fait donc pas gagner du temps. Il peut au contraire repousser la date à laquelle l’engagement de l’acquéreur devient définitif. Il faut aussi prévoir le temps de lecture : plusieurs procès-verbaux, un plan de travaux ou des comptes révélant un appel important peuvent susciter des questions légitimes.

Faites contrôler le dossier avant la signature. Si une pièce n’existe pas — par exemple aucun DTG n’a été réalisé — indiquez-le clairement au notaire. Ne créez pas un document de substitution et ne promettez pas une absence de travaux que les procès-verbaux ne permettent pas d’affirmer.

6. Que contient l’état daté demandé avant l’acte ?

L’état daté renseigne d’abord les sommes que le copropriétaire vendeur peut devoir au syndicat : provisions exigibles, charges impayées ou autres dettes inscrites au compte du lot selon la situation. Il mentionne ensuite les sommes que le syndicat pourrait devoir au vendeur, par exemple un solde créditeur lorsqu’il existe.

Le document informe également sur les sommes qui devraient incomber au nouvel acquéreur. Cette partie permet de repérer des provisions non encore exigibles, un calendrier d’appels ou d’autres éléments prévus par les textes. Elle doit être lue avec les procès-verbaux, car un tableau comptable ne décrit pas toujours la nature technique du chantier ou les débats de l’assemblée.

7. Qui commande l’état daté et combien coûte-t-il ?

Avant l’acte authentique, le syndic établit l’état daté à la demande du notaire et le lui transmet. Le coût est supporté par le copropriétaire vendeur. Depuis le 1er juin 2020, le montant facturé pour l’établissement de l’état daté ne peut pas dépasser 380 euros TTC.

Ce plafond porte sur l’état daté, pas sur l’ensemble des frais possibles d’une vente. Si la facture de l’état daté dépasse 380 euros TTC, Service-Public met à disposition un modèle permettant au vendeur de contester auprès du syndic. Conservez la facture, le contrat de syndic et les échanges afin d’identifier exactement la prestation facturée.

Évitez aussi les doubles commandes. Informez le notaire de tout document déjà obtenu et laissez-le demander l’état daté au bon moment. Une situation préparée trop tôt peut devoir être actualisée si des appels de fonds, un paiement ou une assemblée interviennent avant l’acte.

8. État daté, certificat du syndic et opposition : trois rôles distincts

Service-Public indique qu’au moment de la vente, le notaire doit disposer d’un certificat du syndic datant de moins d’un mois attestant que le vendeur n’a pas de dette envers le syndicat. Ce certificat ne doit pas être confondu avec l’état daté, qui présente un ensemble plus large d’informations financières.

Lorsque le vendeur reste débiteur, le syndic peut former opposition sur le prix de vente dans le cadre légal afin d’obtenir le paiement des sommes dues. Le notaire ne verse alors pas simplement tout le prix au vendeur comme si le compte était soldé. Cette question doit être traitée en amont lorsqu’un relevé fait apparaître un retard ou un désaccord.

Demandez un relevé récent, rapprochez chaque appel de son règlement et signalez au notaire toute contestation en cours. Payer une somme discutée sans explication ou ignorer une relance ne sécurise pas la vente ; il faut documenter le solde et la position du syndic.

9. Comment lire les charges et travaux sans induire l’acheteur en erreur ?

Les charges des exercices précédents éclairent le fonctionnement habituel de l’immeuble, mais elles ne prédisent pas à elles seules le prochain budget. Comparez les montants avec les procès-verbaux, les appels de fonds, le fonds travaux et le plan pluriannuel. Distinguez les dépenses courantes, les travaux votés et les simples projets encore à l’étude.

La répartition des charges lors de la vente dépend notamment de leur date d’exigibilité. Vendeur et acquéreur peuvent convenir entre eux d’une autre répartition, mais cet accord n’est pas nécessairement opposable au syndic. Une clause claire du compromis ou de l’acte doit identifier les résolutions, les échéances et les remboursements prévus.

10. La chronologie pratique du vendeur

Dès la décision de vendre, récupérez le titre, le règlement, l’état descriptif, la fiche synthétique, le carnet d’entretien, les procès-verbaux et les informations financières disponibles. Classez les fichiers par nature et par date, puis demandez au notaire de signaler les manques avant qu’un acheteur ne s’engage.

Avant le compromis, remettez le dossier complet selon les modalités organisées par le notaire et conservez la preuve de transmission. Après la signature, continuez de transmettre les nouvelles convocations, décisions et appels. Le notaire sollicitera ensuite l’état daté auprès du syndic pour préparer l’acte authentique.

My Free Agency peut aider à centraliser les pièces, suivre les visites et structurer les offres. Le syndic demeure la source des comptes de la copropriété et établit l’état daté ; le notaire vérifie les documents, les délais et les clauses de la vente.

• Dossier de copropriété ouvert avant les visites
• Informations financières rapprochées des justificatifs
• Pièces contrôlées par le notaire avant compromis
• Preuve de remise conservée
• Nouveaux appels et assemblées transmis
• État daté demandé par le notaire avant l’acte
• Solde vendeur vérifié avec le syndic